¿Por qué utilizar un software de gestión para productoras audiovisuales?

El sector de las productoras audiovisuales es muy similar al de otros negocios de servicios, como los fotógrafos o agencias de eventos. Hay que gestionar diferentes equipos de trabajo y recursos (cámaras, cableado…), y es esencial hacerlo de manera planificada y eficaz para optimizar los procesos y cumplir plazos.

Si bien hoy día muchas grabaciones se realizan en estudio, otras deben realizarse in-situ cuando se trata de un evento o grabación en un lugar determinado, donde es imprescindible desplazarse y gestionar los proyectos (costes, recursos, equipo…). Esos proyectos pueden implicar desde el envío de drones con cámaras de grabación hasta unidades móviles.

Aunque es verdad que muchas productoras son pequeñas y medianas empresas, tan pronto como empieces a tener múltiples clientes, al igual que ocurre con las empresas de telecomunicaciones, es muy probable que tengas que ampliar tu equipo y realizar múltiples desplazamientos.

Si quieres avanzar en este ámbito y lograr una mayor productividad y eficacia en la gestión de tu productora audiovisual, te invitamos a seguir leyendo.

Retos para mejorar la gestión de una productora audiovisual

Aunque el sector de la producción audiovisual es muy dinámico y en ocasiones caótico, para poder gestionar una empresa que se pueda escalar es necesario controlar cada proceso de manera eficaz.

Éstas son algunas de las áreas en las que es indispensable utilizar herramientas de asistencia técnica para coordinar a tus equipos.

1. Gestión de proyectos

Una productora audiovisual debe disponer de una herramienta que le permita organizar la gestión de proyectos. Cada proyecto tiene unas fases, desde la pre-producción a los trabajos de edición; tienes que liderar un equipo formado por distintos profesionales, entre los que puede haber actores, cámaras, técnicos de sonido, etc.

Debes también asignar unos recursos y contemplar los costes, así como determinar unos plazos para cumplir con la entrega final del vídeo. Es indispensable que puedas sistematizar la forma en que coordinas cada proyecto.

2. Control de los desplazamientos

Existen muchos tipos de productoras, desde las que están orientadas a grabaciones en estudio, a las que se desplazan a distintos escenarios para realizar tomas para sus vídeos, ya sean anuncios televisivos, eventos, bodas, programas periodísticos, o producciones de cine.

Especialmente cuando hablamos de eventos y grabaciones en directo, es importante controlar las ubicaciones de los distintos equipos de grabación, asegurarnos de que estén en el lugar y la hora correcta en el momento en que deban grabar, así como enviar distintos profesionales a diferentes ubicaciones si manejas múltiples proyectos al mismo tiempo. Lo ideal es que puedas hacer esto con una herramienta de geolocalización con GPS, que esté conectada con el software de asistencia técnica que gestionas desde tu oficina.

3. Control financiero

Siempre que se manejan múltiples recursos, como en una productora audiovisual, para la gestión de cada proyecto, es necesario hacer un riguroso control financiero. Esto empieza por controlar la tesorería y los costes fijos y variables de tu empresa, así como disponer de herramientas que te permitan ver la evolución de tus ingresos y la relación de estos con los gastos.

Al final, como toda empresa de servicios, necesitas asegurar la rentabilidad de tus proyectos, ya que de lo contrario pondrías tu negocio en riesgo. Disponer de una app de software para productoras audiovisuales te permitirá resolver tus necesidades y controlar los riesgos de tu negocio.

4. Gestión del personal

Una productora audiovisual depende de sus profesionales técnicos. Basta que haya una mala coordinación para que los trabajos se retrasen, ya sea la pre-producción, la producción o la post-producción. Por tanto, debes hacer un control riguroso de la organización de tu empresa, empezando por llevar al día el registro de las horas trabajadas, que además es una obligación legal.

Es importante tener en cuenta que en muchos proyectos de grabación audiovisual que se realizan fuera del estudio no tienes el control directo sobre las operaciones que realizan los profesionales. En este sentido, es de gran importancia que puedas crear agendas de trabajo o checklist para tus empleados, de manera que cada persona pueda rendir cuentas de las tareas y proyectos realizados durante la jornada.

5. Creación de presupuestos

En una empresa productora, es de gran importancia disponer de una herramienta para crear presupuestos. Lo ideal es que sea un software en la nube o una app para productoras audiovisuales, ya que de esta forma, los profesionales que se desplacen a un lugar a instancias de un cliente puedan realizar el presupuesto in-situ y poder ofrecérselo al cliente en ese momento.

Tener una relación de todos los presupuestos realizados te da una visión de las oportunidades de venta que tienes disponibles. Esto te ayudará también a hacer una previsión de las posibles ventas que puedes conseguir cada mes.

Cómo te ayuda un software de asistencia técnica en tu productora audiovisual

Puedes seguir gestionando tu productora audiovisual como hasta ahora, o hacerlo de manera más eficaz con un software SAT. Un Software de Asistencia Técnica es una herramienta muy utilizada por las empresas de servicios que deben gestionar diferentes equipos y proyectos.

El problema de los procesos tradicionales es que todo es más lento y complejo, tu equipo es menos productivo y tienes un menor control sobre los costes y la gestión de cada proyecto.

Hoy día necesitas además una herramienta que te permita generar facturas electrónicas, ya que en la mayoría de los casos, tus clientes serán otras empresas. Y si tu negocio es B2B, para cumplir con la Ley Crea y Crece y el nuevo sistema de facturación Verifactu a partir de julio de 2025 tendrías que emitir factura electrónica sí o sí.

La solución de software Appsat es un sistema de asistencia técnica con el que puedes controlar todos los procesos: facturación, compras, ventas, proyectos, presupuestos, proveedores, gestión de personal y control por GPS con notificaciones push para que puedas coordinar eficazmente a tus equipos de producción audiovisual. ¿Necesita tu negocio mejorar la productividad en la gestión administrativa o de personal? ¿Quieres una herramienta que te ayude a mejorar la comunicación interna y ser más productivo? Prueba ahora la app para productoras audiovisuales Appsat y mejora los procesos en tu negocio.